Politika obrade podataka o ličnosti Istraživačke stanice Petnica

Verzija 1.0, 25.10.2021.

U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni glasnik RS“ br. 87/2018, u daljem tekstu: ZZPL), Istraživačka stanica Petnica (u daljem tekstu: ISP) Vam putem ove Politike pruža važne informacije o obradi podataka koju vrši, kao i informacije o načinu na koji možete, kao osoba na koju se podaci odnose ili osobe koje vrše roditeljsko pravo u slučaju da se podaci odnose na maloletnu osobu, ostvariti prava propisana ZZPL-om.

 

Član 1.

Važni termini iz ZZPL-a

 

Podatak o ličnosti je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet uvidom u taj podatak određen ili odrediv, neposredno ili posredno.

Obrada podataka o ličnosti je svaka radnja koja se vrši sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima, kao npr. prikupljanje, beleženje, razvrstavanje, grupisanje, itd.

Rukovalac je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti, koje određuje svrhu i način obrade.

Obrađivač je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti, koje obrađuje podatke o ličnosti u ime rukovaoca.

Primalac je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti, kome su podaci otkriveni.

 

Član 2.

Kontakt podaci Rukovaoca

 

Istraživačka stanica Petnica

Poštanski fah 6

14104 Valjevo

isp@petnica.rs

 

Član 3.

Kategorije podataka, svrha nameravane obrade i pravni osnov za obradu

 

ISP obrađuje podatke svojih zaposlenih, honorarno angažovanih saradnika, svih učesnika programa ISP – rukovodilaca, stručnih saradnika, mlađih saradnika i polaznika, i kandidata za učešće u programima ISP, i to minimalni set podataka koji su neophodni za ostvarivanje konkretne svrhe u skladu sa odgovarajućim pravnim osnovnom:

  • Zaposleni i honorarno angažovani saradnici – obrađujemo podatke koji su propisani važećim zakonom koji uređuje evidencije u oblasti rada, kao i zakonima koji uređuju socijalnu i zdravstvenu zaštitu, a takva obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca u smislu člana 12 stav 1. tačka 3) ZZPL-a, kao i druge podatke koje zaposleni saglasno podeli sa Rukovaocem za ostvarivanje druge svrhe i po drugom pravnom osnovu (npr. za potrebe ugovaranja dopunskog zdravstvenog osiguranja i sl.).
  • Rukovodioci, stručni saradnici i mlađi saradnici – obrađujemo podatke koji su potrebni za realizaciju programa ISP, pre svega ime i prezime, adresa prebivališta, broj telefona, imejl adresa, podaci o obrazovanju i profesionalnom iskustvu i drugi biografski podaci značajni za realizaciju programa, kao i fotografija za bazu podataka i ID karticu ISP, na osnovu pristanka osobe na koju se podaci odnose.
  • Polaznici i kandidati za učešće u programima ISP – obrađujemo podatke iz prijave koji su potrebni za realizaciju programa ISP, od obrade i pregleda prijava za učešće, preko komunikacije sa polaznicima i organizacije rada na programima ISP, do vođenja evidencije učesnika. Kategorije podataka o ličnosti koje se obrađuju su ime i prezime, adresa prebivališta, brojevi kućnog telefona, mobilnog telefona i telefoni osoba koje treba kontaktirati u hitnim slučajevima, imejl adresa, podaci o obrazovanju, interesovanjima i iskustvu i drugi podaci dati u prijavi za učešće u programima ISP (uključujući autobiografiju, motivaciono pismo, preporuke nastavnika ili psihologa i dr.) i fotografija za bazu podataka i ID karticu ISP. Dati podaci se obrađuju na osnovu pristanka osobe na koju se podaci odnose, odnosno osoba koje vrše roditeljsko pravo u slučaju da se podaci odnose na maloletnu osobu.

Dodatno:

  • Za sve punoletne osobe i osobe koje nisu državljani Republike Srbije koje borave u smeštaju ISP obrađujemo podatke koji su propisani važećim zakonom koji uređuje evidencije u oblasti turizma i ugostiteljstva, a takva obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca u smislu člana 12 stav 1. tačka 3) ZZPL-a.
  • Za sve koji se hrane u restoranu ISP, obrađuju se podaci o posebnim potrebama u ishrani po pravnom osnovu pristanka osobe na koju se podaci odnose, odnosno osoba koje vrše roditeljsko pravo u slučaju da se podaci odnose na maloletnu osobu.
  • Za osobe koje borave u ISP i imaju alergije, primaju medicinsku terapiju ili imaju druga zdravstvena stanja sa kojima trebaju biti upoznati realizatori programa, obrađuju se odgovarajući medicinski podaci radi osiguranja zdravstvene bezbednosti učesnika po pravnom osnovu pristanka osobe na koju se podaci odnose, odnosno osoba koje vrše roditeljsko pravo u slučaju da se podaci odnose na maloletnu osobu.
  • Svi učesnici programa mogu pristati da se fotografišu grupno sa ostalim učesnicima datog seminara i mogu biti fotografisani tokom rada od strane ovlašćenih lica ISP radi korišćenja datih fotografija u promociji aktivnosti ISP po pravnom osnovu pristanka osobe na koju se podaci odnose, odnosno osoba koje vrše roditeljsko pravo u slučaju da se podaci odnose na maloletnu osobu.
  • U slučaju novčanih gotovinskih ili bezgotovinskih transakcija (uplate participacije, donacije, plaćanja po izdatim računima), obrađuju se i dodatni podaci (ime, prezime, adresa, broj bankarskog računa) osobe koja vrši transakciju ili gotovinsku uplatu, a podaci se čuvaju u skladu sa važećim zakonima koji propisuju finansijsko poslovanje pravnih subjekata.
  • U slučaju korišćenja biblioteke ISP, određeni podaci o ličnosti (ime i prezime, škola, kućna adresa, broj kućnog i mobilnog telefona, telefon osobe za kontakt, fotografija iz baze ISP) su povezani sa podacima o zaduženjima bibliotečkih resursa (pozajmljene knjige, multimedijalni materijali, dozvole za pristup elektronskim resursima i sl).
  • U slučaju objavljivanja autorskih radova u izdanjima ISP, podaci o ličnosti autora se obrađuju u skladu sa zakonima o zaštiti autorskih prava i akademskom izdavačkom praksom.

 

Član 4.

Obrađivači i primaoci podataka

 

Lica koja su ovlašćena za pristup i obradu podataka od strane rukovaoca u ISP su zaposleni u dokumentacionom centru, administrativno finansijskom sektoru, na recepciji i u biblioteci, direktor i pomoćnici direktora, rukovodioci programa, osobe angažovane u procesu pregleda prijava, osobe angažovane na uređivanju izdanja ISP, mlađi saradnici, stručni saradnici, noćni čuvari i vozači ISP.

Sva navedena lica su vezana za ISP odgovarajućim ugovorima koji definišu svrhu obrade i u kojim se obavezuju da će podatke o ličnosti obrađivati u skladu sa ZZPL-om.

Primaoci podataka o ličnosti u ISP su:

  • škole, fondovi, odnosno druge organizacije ili pojedinci, koji za ili umesto učesnika programa izmiruju njihove finansijske obaveze;
  • škole, fakulteti ili druge organizacije kojima se šalju podaci ili skupovi podataka o ličnosti u cilju potvrde boravka ili učešća na programima ISP.

Pored toga, spiskovi pozvanih kandidata za programe (ime i prezime, škola, razred, mesto stanovanja) se javno objavljuju na veb stranici ISP; fotografije atmosfere rada i grupne fotografije učesnika seminara se po potrebi mogu objavljivati javno na veb stranici i društvenim mrežama ISP i pojedinačnih programa, kao i u brošurama i izdanjima ISP; podaci o ličnosti autora radova koje ISP objavljuje (ime i prezime, škola, razred, mesto stanovanja) se javno objavljuju uz autorsko delo.

Podaci o ličnosti se čuvaju u internim papirnim i/ili elektronskim evidencijama u odnosu na koje se primenjuju neophodne organizacione, tehničke i kadrovske mere zaštite (ograničenje i kontrola pristupa, unosa i prenosa).

 

Član 5.

Rok čuvanja

 

Podaci o zaposlenima se čuvaju trajno u skladu sa obavezama zakona koji uređuje evidencije u oblasti rada. Podaci koji se čuvaju na osnovu saglasnosti čuvaju se do iscrpljenja svrhe ili opoziva pristanka, nakon čega se podaci brišu ili anonimizuju.

Izuzetno:

  • osnovni podaci o ličnosti učesnika programa se čuvaju 90 godina od dana nastanka radi pružanja evidencije o učešću u programima samim učesnicima i statističke analize programa od strane ISP;
  • podaci iz prijave kandidata koji su se prijavili a nisu pozvani da učestvuju u programima ISP se brišu i/ili fizički uništavaju nakon 3 godine, a u elektronskoj evidenciji prijavljenih kandidata ostaju osnovni podaci o ličnosti.

 

Član 6.

Prava osoba koje daju saglasnost za obradu podataka

 

Osoba koja daje saglasnost ISP za obradu podataka o ličnosti u skladu sa ovom Politikom obrade ima pravo da od ISP zahteva pristup, ispravku ili brisanje podataka o ličnosti; ima pravo na ograničenje obrade, prigovor (ako se obrada vrši u cilju obavljanja poslova u javnom interesu, propisanih ovlašćenja rukovaoca ili je u pitanju legitimni interes rukovaoca) i na prenosivost podataka; ima pravo na opoziv pristanka u bilo koje vreme, a opoziv pristanka ne utiče na dopuštenost obrade na osnovu pristanka pre opoziva ako se obrada vrši na osnovu člana 12. stav 1. tačka 1) ili člana 17. stav 2. tačka 1) ZZPL-a; ima pravo da podnese pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti na obradu podataka o ličnosti koji se na nju odnose (adresa: Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd; e-pošta: office@poverenik.rs; telefon: +381 11 3408 900; faks: +381 11 3343 379).

 

Član 7.

Uslovljenost davanja podataka

 

Zaposleni i honorarno angažovani saradnici ISP daju podatke u skladu sa važećim zakonima za radno angažovanje. Učesnici programa ISP daju podatke dobrovoljno radi učešća u odgovarajućim aktivnostima.

 

Član 8.

Stupanje na snagu i izmene

 

Ova Politika stupa na snagu 25. oktobra 2021. godine i može se periodično ažurirati ali tako da se nivo zaštite privatnosti i prava osoba koje daju saglasnost neće umanjivati.